Vítejte na blog.vyvojar.cz Přihlásit | Registrovat | Pomoc
Titulní Blogy Fotky Soubory

Mazinův blog o SharePointu

Microsoft Bookings

Microsoft Bookings jsou dalším rozšířením služeb Office 365. Je určena pro podporu uživatelů, kteří mají nějaký typ podnikání, kde si zákazníci objednávají nějakou službu v určitém čase a volitelně mohou určit i některého ze zaměstnanců. Mohou to být např. kadeřnická studia, autoservisy, právní kanceláře, finanční poradci, nejrůznější konzultanti a podobně. Dnes se podíváme, co Bookings nabízí a jak funguje. Vzhledem k tomu, že jde o velmi mladou službu, předpokládám, že se její funkce budou v blízké době rozšiřovat a vylepšovat. Microsoft přešel na agilní způsob tvorby služeb, tzn. v okamžiku, kdy je služba použitelná, uvede ji na trh a zjišťuje, co si o ní lidé myslí a nakolik je životaschopná. Pokud ano, investuje čas do jejího dalšího rozvoje a vylepšování.

V době psaní tohoto článku jsou Bookings dostupné v amerických a kanadských tenantech. Nicméně už tam je dostupná v české lokalizaci a měla by být postupně rolloutována a všeobecně dostupná. Funkce je dostupná v rámci Business Premium plánů v budoucnu by měla být dostupná i v plánech E3 a E5.

Bookings najdete mezi ostatními službami Office 365, viz následující obrázek:

Jsou dostupné na adrese https://outlook.office365.com/owa/?path=/bookings. Je tedy zřejmé, že jde o funkci postavenou nad Exchange Online. Když bych to hodně zjednodušil je podstatou Bookings rezervační kalendář, který je dostupný zákazníkům s pro rezervaci termínu nějaké službu s možností výběru, který ze zaměstnanců by měl službu provést.

Při prvním přístupu k této službě se vás Bookings zeptá, jak se vaše podnikání jmenuje a z jaké je oblasti:

Zatímco obor podnikání k ničemu zvláštnímu není, název firmy se použije pro vytvoření emailu pro emailovou komunikaci a jako jakýsi identifikátor. Pokud tedy zadáte např. Firma s.r.o. vytvoří se kalendář uživatele se jménem Firma s.r.o. a emailovou adresou firmasro@defaultnidomenavevasemtenantu.dom. Registrační formulář pro rezervaci termínů zákazníky (viz dále) bude mít adresu https://outlook.office365.com/owa/calendar/firmasro@defaultnidomenavevasemtenantu.dom/bookings/

Takto vypadá úvodní stránka

Nastavení

Předtím, než budou moci zákazníci využít rezervační systém, je potřeba provést několik úvodních nastavení.

Informace o firmě

Na záložce Informace o firmě najdete následující formulář

Údaje o telefonním čísle a adrese se později zobrazí na rezervačním formuláři. Pracovní doba se stanovuje pro jednotlivé dny v týdnu a může mít i více bloků v jednom dni, tak aby dával prostor např. pro oběd. Jak si ukážeme později, každý zaměstnanec může mít svou vlastní pracovní dobu.

Zaměstnanci

Jsou to lidé, kteří budou objednané služby zákazníkům poskytovat. Technicky vzato to nemusí být nutně lidé. Mohou to být i prostředky, které jsou pro službu nutné, a které je potřeba rezervovat, např. místnost, projektor, mycí box a podobně.

Zaměstnanci mohou mít jednu ze 3 úrovní přístupu:

  1. Správce – plný přístup k rezervacím a nastavením rezervačních kalendářů. Musí jít o uživatele, který má účet v aktuálním tenantu.
  2. Prohlížející uživatel – uvidí v kalendáři pouze svoje rezervace. Nemůže je upravovat ani mazat. Vidí i veškerá nastavení a tlačítka pro přidávání, mazání a podobně, ale v okamžiku uložení změn to končí chybou. Opět to musí být někdo z aktuálního tenantu.
  3. Host – může být přiřazen k rezervaci, ale nemá přístup k mailové schránce. Chodí mu emailové notifikace. Může být i externista,

Kromě toho, že každý zaměstnanec může mít svou vlastní pracovní dobu, je možné jim v rezervačním kalendáři plánovat dovolenou, tzn. dobu, kdy jsou nedostupní.

Poskytované služby

Už máme tedy nastaveno, kdy fungujeme a kdo jsou naši zaměstnanci. Dalším krokem je registrace poskytovaných služeb, tedy toho, co si budou moci zákazníci rezervovat. Formulář nové služby vypadá takto:

Kromě názvu, popisu jsou důležitými parametry každé služby způsob jejího zpoplatnění, časová rezerva před a po službě a zaměstnanci, kteří jsou schopni danou službu poskytnout.

Jednotlivé služby mohou mít také vlastní systém notifikací:

Některé služby nemusí být dostupné na rezervační stránce uživatelům. Takové je potom možné rezervovat pouze interně přímým vložením do rezervačního kalendáře.:

Zákazníci

Buď je možné je vkládat ručně (včetně importu pomocí CSV souboru) ve správě, nebo se přidávají automaticky při rezervaci prostřednictvím rezervační stránky. Booking s nimi nijak zvlášť nepracují. Jediným místem, kde se uplatňují, je rezervace termínu v rezervačním kalendáři.

Rezervační stránka

Umožnuje nastavit a publikovat rezervační formulář. Pro jeho uložení nepotřebujete vlastní prostor. U stránky nastavujete její barevné schéma, parametry toho jak dlouho dopředu je možné služby rezervovat a kdy nejpozději je možné rezervace zrušit. Po publikování získáte jeho adresu a tu můžete jako odkaz vložit například na firemní stránky.

Samotná rezervační stránka pak vypadá takto:

Když si zákazník objedná službu, přijde mu potvrzení na zadaný email (včetně odkazu na správu rezervace, viz níže) a notifikace přijde i vybranému zaměstnanci.

Rezervační kalendář

Zde je možné pracovat s aktuálními rezervacemi a vkládat nové. Při vkládání rezervace máte na výběr ze služeb, které jste si vytvořili. Může jich být více než ty, které mají v registračním formuláři dostupné na výběr zákazníci.

Můžete plánovat i volno zaměstnancům. Protože ne všichni mají přístup do kalendáře (externí zaměstnanci – hosté), přijde jim emailová notifikace.

Další práce s rezervačním kalendářem

V rámci služby Bookings můžete mít vytvořeno rezervačních kalendářů a přepínat se mezi nimi. K tomu slouží šipka dolů pod ikonou aktuální firmy. V dalším kroku buď vybíráte existující kalendář, do něhož se chcete přepnout, nebo vytváříte nový. Podobně jako v případě Office 365 skupin, vidí všichni uživatelé seznam rezervačních kalendářů. Teprve podle toho, jestli a jakou úroveň přístupu v něm mají, do něj mohou vstoupit či nikoliv.

 

Rezervační kalendář je dostupný v Outlooku a to jak ve webové podobě, tak desktopové. Informace se nepropisují do uživatelských kalendářů. Pokud chcete přistupovat k rezervačním kalendářům, musíte si je otevřít pomocí funkce Otevřít kalendář z adresáře. Webový přístup má tu výhodu, že obsahuje tlačítka přímo pro práci s Bookings.

V desktopové variantě Outlooku je možné kalendář a rezervace v něm také otevřít. A je vidět i to, že zaměstnanci jsou u jednotlivých rezervací uvedeni jako kategorie:

Email

Na začátku jsem uváděl, že při vytvoření nového rezervačního kalendáře se vytvoří i emailová adresa. Na tuto adresu je možné posílat emaily. Jsou doručeny do mailboxu uživatele, který rezervační kalendář vytvořil. Ten pak musí rezervaci vytvořit ručně přímo v kalendáři. Aby věděl ve kterém (může jich mít vytvořeno několik), hodí se informace z pole komu:

Mobilní aplikace

K práci s Bookings existují i mobilní aplikace pro iPhony a Android, ale např. ta z Google Play se nedá v tuto chvíli v České republice nainstalovat. Předpokládám, že u nás bude dostupná ve stejné době jako funkce samotná.

Závěr

Booking jsou jednoduchou službou, která se dá snadno použít. Míří na malé firmy a živnostníky u nichž se zákazníci objednávají. Střední a větší firmy budou mít nějaký pokročilejší rezervační systém pravděpodobně napojený na další systémy firmy. Toto je možné na současné podobě Bookings vidět jako nedostatek. Aktuálně se nedají propojit s ničím dalším. Podobně mě napadlo několik dalších rozšíření a úprav, které by zvýšily užitnou hodnotu Bookings. Například možnost stanovit, že danou službu může zaměstnanec poskytovat souběžně až X zákazníkům najednou. To by umožnilo realizovat i např. výuku jazyků v rámci kurzu. Nezbývá než doufat, že budou časem implementovány.

Zveřejněno 22. ledna 2017 23:59 by mazin

Komentář

Žádné komentáře
Neregistrovaní uživatele nemužou přidávat komentáře.

About mazin

V občance mám v kolonce jméno uvedeno Jan Vaněk. Věnuji se SharePointu přes 8 let. Hlavně jako architekt, programátor a autor pilotů a prototypů. Rád se totiž šťourám v tom, co má SharePoint "pod kapotou". A když narazím na něco zajímavého, napíšu o tom článek. Kromě toho občas přednáším, publikuju na Codeplexu a odpovídám na StackExchange. Jsem MVP, MCT, MCSD, MCITP, MCDBA a Certified Scrum Master.

Syndication

News

  • Web Developer
  • Enterprise Application Developer

  • Microsoft Office SharePoint Server 2007, Application Development
  • Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, Application Development
  • Microsoft Office SharePoint Server 2007, Configuration
  • Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, Configuration
  • .Net Framework 2.0, Distributed Applications
  • .Net Framework 2.0, Web Applications
  • .Net Framework 2.0, Windows Applications
Powered by Community Server (Personal Edition), by Telligent Systems
Vyvojar.cz na prodej!