Vítejte na blog.vyvojar.cz Přihlásit | Registrovat | Pomoc
Titulní Blogy Fotky Soubory

Mazinův blog o SharePointu

Sady dokumentů

Sady dokumentů je jedna z možností, jak rozšířit možnosti práce s dokumenty v SharePointu. Dnes se podíváme na to, co takové sady dokumentů umí a jak se s nimi pracuje.

Co to je?

Po zapnutí funkce kolekce webů Sady dokumentů (není dostupná ve Foundation verzi SharePointu) se vám mezi typy obsahu objeví nový typ, právě sada dokumentů. Sady dokumentů jsou vlastně takový kříženci mezi soubory a adresáři. Můžete představit jako chytré obálky dokumentů. Mají svoji sadu vlastností/metadat, mohou mít navázaná workflow, zásady informací.

S adresáři je pojí především to, že jsou odvozeny z typu obsahu složka. Dále pak to, že mohou obsahovat další soubory a adresáře.

Naopak s dokumenty mají společné:

  • mají ID dokumentu – dá se tedy na ně odkazovat krátkým konstantním URL.
  • Dají se přesouvat nebo kopírovat pomocí funkce Odeslat – i když je ikona této funkce umístěná jinde než u dokumentů.

Mají ale i vlastní speciální schopnosti:

  • určit, které typy dokumentů mohou obsahovat.
  • propojit jejich vlastnosti s vlastnostmi dokumentů v nich – tzv. sdílené sloupce.
  • výchozí obsah - tedy soubory a adresáře, kterými se má naplnit nově vytvořená sada dokumentů.
  • upravovat úvodní stránku sady a vlastnosti, které na ní mají být dostupné.
  • zafixovat stav sady dokumentů a dokumentů v ní obsazených v čase, tedy udělat jakousi souhrnnou verzi.
A jak se s nimi tedy pracuje?

Vezměme si například smlouvy. Ty mývají obvykle, kromě smlouvy samotné, přílohy a dodatky a to vše tvoří jeden celek s jedním číslem smlouvy, platností a smluvními stranami.

Obvyklý postup je následující:

  1. Vytvoříte si sloupce webu, které potřebujete u dokumentů. – např. číslo smlouvy, platnost do
  2. Definujete si typy obsahu odvozené od dokumentu a použijete v nich připravené sloupce. – smlouva, dodatek ke smlouvě, příloha smlouvy
  3. Definujete si typ obsahu odvozený od sady dokumentů (např. smluvní případ) a použije v nich sloupce, které mají smysl na úrovni celé sady (číslo smlouvy, platnost do).
  4. Nakonfiguruje váš typ obsahu sada dokumentů:
    1. Specifikujete, které typu obsahu může obsahovat (nemůžete určit, že sada dokumentů bude obsahovat další sadu dokumentů)
    2. Nastavíte, které vlastnosti mají být sdílené mezi sadou dokumentů a dokumenty, které bude obsahovat.
    3. Určíte defaultní obsah sady po jejím vytvoření: adresáře, soubory a jejich typy obsahu a šablony.
  5. Určíte, které ze sloupců a jejich hodnot sady dokumentů budou vidět přímo na úvodní stránce sady.
  6. Vytvoříte si knihovnu dokumentů a přiřadíte typy obsahů.
  7. Vytvoříte si zobrazení, které chcete použít pro zobrazení souborů uvnitř vaší sady dokumentů. Díky tomu můžete mít jiné výchozí zobrazení knihovny dokumentů a jiné zobrazení uvnitř sady dokumentů.
  8. V nastavení typu obsahu sady dokumentů si upravíte nastavení úvodní stránky:
    1. Určíte zobrazení pro výpis souborů v sadě.
    2. Případně můžete upravit stránku samotnou. Je to webpart page, takže na ní můžete umístit vlastní webparty, případně přemístit ty standardní.

 

Výsledek pak může vypadat např. takto:

 
Verze sady dokumentů

Sady dokumentů mají svoje vlastní specifické verzování. Pro jeho fungování musí být zapnuto verzování na úrovni knihovny dokumentů (je jedno, jestli jde o verzování hlavních verzí nebo i vedlejších verzí). Tlačítka pro zachycení verze, resp. pro přístup k historii verzí jsou vidět na předchozím obrázku v ribbonu. Funguje to tak, že při zachycení verze sady dokumentů se uloží odkazy na aktuální verze (v případě zapnutí verzování s koncepty si můžete vybrat, jestli chcete pouze hlavní verze, nebo aktuální hlavní verzi nebo podverzi) jednotlivých dokumentů v sadě.

Při vytváření verze nesmí být žádný z dokumentů rezervovaný, jinak se nepodaří vytvořit novou verzi sady dokumentů.

Obnova verze sady dokumentů obnoví verze všech dokumentů v ní obsažených. Neobnoví se smazané dokumenty, Smutný obličej ale alespoň je v historii verzí vidět, že něco zmizelo.

Sloupce sady a sdílené sloupce

Sdílené sloupce sady dokumentů se vyskytují u všech dokumentů v sadě bez ohledu na jejich typ obsahu. Např. pokud bychom číslo smlouvy označili jako sdílený sloupec a současně umožnili do sady vložit typ obsahu Dokument (ten standardní typ obsahu pouze se sloupcem název), tak každý dokument s typem obsahu Dokument bude mít i sloupec číslo smlouvy.

Změna hodnoty sdíleného sloupce sady dokumentů se projeví na dokumentu, i když je rezervovaný a nevytváří novou verzi dokumentů. Když se pokusíte změnit hodnotu sdíleného sloupce přímo na dokumentu, jde to, ale hodnota se vrátí na hodnotu ze sady.

Technicky je realizováno pomocí event receiverů (ItemAdding a ItemUpdating). Navíc je ještě definován job Document Set fields synchronization, který se spouští standardně každých 15 minut. Ten má pokrýt situace, které receivery nepokryjí. K tomu může dojít např. v situaci, kdy sada obsahuje více než deset dokumentů se sdílenými sloupci. V takovém případě by zpracování pomocí event receiveru mohlo být příliš pomalé, a proto se o přenos hodnot sdílených sloupců postará job.

Funkce Odeslat

Sady dokumentů je možné odesílat například do centra záznamů (sloužícího např. jako archiv) pomocí tlačítka Odeslat. To ale nenajdete na záložce Soubory v ribbonu, nýbrž při otevření sady dokumentů na záložce Správa v ribbonu.

Samotný dialog pak vypadá takto (možnosti umístění se konfigurují v centrální administraci):

Pozor na 2 věci:

  1. Součet velikostí dokumentů v takové sadě nesmí být větší než 50MB
  2. Sada dokumentů se do odkládací knihovny uloží jako ZIP, který obsahuje soubory ze sady dokumentů a několik dalších souborů, které obsahují původní metadata sady.
OneDrive pro firmy a procházení pomocí průzkumníka

Pokud si knihovnu dokumentů se sadou dokumentů otevřete pomocí průzkumníka, zobrazí se sada dokumentů jako adresář. Stejné chování zjistíte, když si rozhodnete knihovnu dokumentů se sadami synchronizovat lokálně pomocí OneDrive. Opět se z nich stanou adresáře.

Programování

Z programátorského pohledu najdete potřebné třídy pro práci se sadami dokumentů v knihovně Microsoft.Office.DocumentManagement.dll

Komentář

 

petrac napsal:

Zdravím, bylo by možné nastavit šablonu tak, aby již převzala vyplněná metadata? příklad: na sadě mám nastavenou šablonu pro zápis z porady, vytvořím novou sadu dokumentů, kde zadám do metadat datum porady, účastníci porady, místo porady; vygeneruje se mi tedy do sady nový dokument zápis z porady. Nyní se představuju, že v hlavičce dokumentu budou tato metadata již vyplněná. Zkoušela jsem toto již u sebe nastavit, do šablony ve wordu jsem vložila pole "Ovládací prvek obsahu", nutno podtknout, že šablonu jsem musela připravit již v knihovně v SP, aby poznal sloupce, resp. vlastnosti dokumentu. Ale stále mi to nefunguje, jak bych si představovala. Nemáte s tímto zkušenost? Případně se mi ozvěte na email, abych mohla lépe popsat problém a jak jsem to připravila, byla bych moc vděčná za pomoc. Hezký den!

června 6, 2016 14:46
Neregistrovaní uživatele nemužou přidávat komentáře.

About mazin

V občance mám v kolonce jméno uvedeno Jan Vaněk. Věnuji se SharePointu přes 8 let. Hlavně jako architekt, programátor a autor pilotů a prototypů. Rád se totiž šťourám v tom, co má SharePoint "pod kapotou". A když narazím na něco zajímavého, napíšu o tom článek. Kromě toho občas přednáším, publikuju na Codeplexu a odpovídám na StackExchange. Jsem MVP, MCT, MCSD, MCITP, MCDBA a Certified Scrum Master.

Syndication

News

  • Web Developer
  • Enterprise Application Developer

  • Microsoft Office SharePoint Server 2007, Application Development
  • Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, Application Development
  • Microsoft Office SharePoint Server 2007, Configuration
  • Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, Configuration
  • .Net Framework 2.0, Distributed Applications
  • .Net Framework 2.0, Web Applications
  • .Net Framework 2.0, Windows Applications
Powered by Community Server (Personal Edition), by Telligent Systems
Vyvojar.cz na prodej!